Zurück ins Büro? Au ja!

05.11.2022 |

Wie Sie Ihr Team motivieren, aus dem Homeoffice zurückzukehren

Die Pandemie hat unser aller Arbeitsleben stark verändert. Die Menschen haben die Vorteile von Homeoffice zu schätzen gelernt: Flexibilität der Arbeitszeit, bessere Work-Life-Balance, schnell mal nebenbei die Hausarbeit erledigt, mehr Zeit für die Familie, weniger Zeit und Geld fürs Pendeln aufwenden usw. Nun möchten Firmen aber zunehmend ihre Leute zurück im Büro haben. Warum? Weil sie Begegnung wollen: „Flurfunk“, persönlicher Austausch an der Kaffeemaschine, dass Leute sich kennenlernen, die sich noch nie live gesehen haben. Die meisten Unternehmen wählen dafür ein Hybridmodell. Und sie tun gut daran; belegt eine Studie des Fraunhofer-Institutes doch, dass die Leute künftig 11 von 20 Arbeitstagen im Büro verbringen wollen.

Immer mehr meiner Kundinnen und Kunden bitten mich, sie bei diesem Prozess zu begleiten. Denn wenn man ein Hybridmodell geschaffen hat: Wie sichert man die künftige Zusammenarbeit? Wie nutzt man die Zeit im Büro sinnvoll? Und was heißt das dann für Führungskräfte?

Arbeiten im Hybridmodell: Aber wie?

Hybrides Arbeiten vereint die Arbeit im Homeoffice mit der Arbeit im Büro. Verschiedene Modelle sind denkbar: Manche Firmen lassen den Mitarbeitenden die Wahl, an welchen Tagen sie im Büro sind, andere geben bestimmte Tage vor. Oft wird auch ein Prozentsatz an Homeofficearbeit zur Orientierung vorgegeben, z.B. 40 % Büro, 60 % Homeoffice. In manchen Fällen müssen auch bestehende Arbeitsverträge an das Hybridsystem angepasst werden. Welches Modell man auch wählt, als Führungskraft tut man gut daran, es gemeinsam mit den Mitarbeitenden zum Leben zu erwecken und mehr auf Anreize als auf Zwang zu setzen.

Schritt 1: Zurück ins Büro? Ähhh… Warum denn eigentlich?

6 Menschen im Porträt, die zweifelnd & fragend in die Kamera blicken

Zunächst einmal muss man sich darüber im Klaren sein: Selbst wenn das Hybridmodell vom Unternehmen vorgegeben ist, hat man als Führungskraft genügend Spielraum, es in seinem Team auszugestalten. Bevor man in den Austausch mit dem Team geht, lohnt sich aber die Beantwortung folgender Fragen für sich selbst:

  • Was möchte ich mit der gemeinsamen Zeit erreichen?
  • Möchte ich den persönlichen Austausch fördern, vielleicht auch bereichsübergreifend?
  • Möchte ich einen gemeinsamen Raum für Kreativität schaffen?
  • Nutze ich die Zeit für Feedbackgespräche?
  • Gibt es bestimmte Tage, an denen die Zeit vor Ort unabdinglich ist? Warum?
  • Über welche Tage kann ich dem Team seinen eigenen Entscheidungsspielraum lassen?

Idealerweise schaffen Sie es, der Zeit im Büro einen wahren Sinn zu geben. Haben Sie diese Fragen für sich erst einmal beantwortet, geht es in die Ausgestaltung gemeinsam mit dem Team.

Schritt 2: Gehen Sie in den Austausch mit dem Team

Ein Arbeitsmodell wird immer nur gelebt, wenn es intrinsisch motiviert und mit denen ausgestaltet wurde, die es leben sollen – den Mitarbeitenden. Die jüngsten Beispiele wie das von Apple zeigen: Zwang scheint wenig sinnvoll. Auch das Pochen auf bestehende Arbeitsverträge, die kein Homeoffice vorsehen, scheint wenig zielführend. Seien Sie sich dessen bewusst, dass viele Ihrer Mitarbeitenden die Vorzüge von Homeoffice zu schätzen gelernt haben. Und verstehen Sie die Gründe, warum sie nicht oder wieder ins Büro wollen und nehmen Sie sie ernst. Als Vorbereitung möchte ich Ihnen die oben erwähnte Studie des Fraunhofer Instituts ans Herz legen. Sie gibt eine grobe Orientierung:

  • welchen Anteil Homeoffice und Büroarbeit sich die Beschäftigten wünschen,
  • wo sie unter welchen Umständen produktiv arbeiten können,
  • welches ihre Hauptgründe für eine Rückkehr ins Büro sind,
  • von welchen Faktoren ihre Rückkehrbereitschaft abhängt, und
  • welches die größten Anreize für ihre Rückkehr ins Büro sind.

Aber nichts ist so individuell wie die Menschen in Ihrem Team. Behalten Sie die Ergebnisse der Studie also gern im Hinterkopf und entwickeln daraus Fragen, mit denen Sie in das Gespräch mit ihrem Team gehen. Und lassen Sie Ihre Leute selbst Antworten auf diese Fragen finden. Vergessen Sie dabei nicht: Auch Sie sind Teil des Teams. Legen Sie Ihre eigenen Beweggründe (z.B. für die Notwendigkeit zur Büroarbeit an bestimmten Tagen) offen und transparent dar.

Schritt 3: Bringen Sie die Unternehmensziele, Ihre eigenen und die Ihrer Mitarbeitenden in Einklang

Die Grafik zeigt 7 verschiedene Entscheidungslevel. Jedes Level hat einen unterschiedlichen Grad von Involvierung der Führungskraft.

Hannah Busing, Unsplash

Liegen alle Sichtweisen und Beweggründe erst einmal auf dem Tisch, gilt es, einen gemeinsamen Weg für die Umsetzung zu finden. Versuchen Sie, bestmöglich auf die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter einzugehen. Das kann z.B. sein:

  • Haben die Leute Angst vor einer Ansteckung im Büro, gestalten Sie den Ort so sicher wie möglich.
  • Fühlt sich Ihr Team im Büro häufig gestört oder fürchtet, dass es andere stört, schaffen Sie Rückzugsorte für konzentrierte Arbeit.
  • Sind Kommunikation, Kollaboration und persönlicher Austausch für die Mitarbeiter wichtig, schaffen Sie entsprechende Räume und Gelegenheiten.
  • Nehmen Sie, wo möglich, auch Rücksicht auf persönliche Gegebenheiten: Für einen Vater, der dreimal die Woche seine Kinder vom Kindergarten abholt, ist ein Bürotag an diesen Tagen wohl wenig geeignet. Leute, die eine weite Anfahrt haben, möchten womöglich zumindest freitags nicht im Büro sein.  

Ziel sollte sein: Was braucht Ihr Team, um produktiv & kollaborativ im Büro arbeiten zu können – miteinander und bereichsübergreifend? Und wie unterstütze ich die Mitarbeitenden bestmöglich in ihrer Arbeit von zuhause? Sehen Sie sich als Führungskraft als Enabler:in, der/die seine Mitarbeitenden empowered, befähigt. Wenn Sie Unterstützung in Ihrem Prozess brauchen, sprechen Sie mich gerne an. Ich habe viel Erfahrung mit verschiedenen Ansätzen und möchte zum Schluss noch ein wenig aus dem Nähkästchen plaudern.

Zurück ins Büro? Au ja! Inspiration für Anreize

Das Bild zeigt viele bunt bemalte Steine.

Paulbr75, Pixabay

Viele Firmen versuchen, über zusätzliche Anreize die Leute wieder zurück ins Büro zu bewegen. Derlei Dinge liegen oft nicht im Ermessungsspielraum von Team- oder Bereichsleiter:innen, dennoch geben sie Inspiration für Adaptierungsmöglichkeiten auf ein Team. Meine Kundinnen und Kunden sind recht erfinderisch mit ihren Anreizmodellen. Ein Beispiel der besonderen Art möchte ich mit Ihnen teilen: Bei einem großen Konzern wurde die Rückführung ins Büro zur Chefsache gemacht. Der Vorstand holte die Mitarbeiter höchst persönlich zuhause ab und fuhr sie ins Büro. Das ist in dieser Art sicher nicht überall und vor allem dauerhaft in der Praxis umsetzbar, deswegen hier ein paar andere Beispiele:

  • Donnerstags ist immer Teammeeting vor Ort? Wie wäre es mit einem Eismann an diesem Tag?
  • Essensausgabe in der Kantine jeden Mittwoch durch die Führungskräfte
  • Legen die Mitarbeitenden Wert auf persönliche Gestaltung des Arbeitsplatzes, versuchen Sie entsprechende Spielräume für die Arbeitsplatzgestaltung zu finden.
  • Pizzameetings: Geben Sie Meetings, die nicht sonderlich beliebt sind, einen besonderen Touch. Oder:
  • Schicken Sie einem Meeting ein besonderes Erlebnis voraus oder hinterher, z.B. ein Kicker- oder Tischtennisturnier

Tipps für die Schaffung von Anreizen

Für die Schaffung von Anreizen möchte ich Ihnen noch folgende Tipps ans Herz legen:

  • Schaffen Sie Anreize, die Ihre Mitarbeiter wirklich wollen. Was bringt mittwochs kostenloses Eis, wenn die Leute darauf gar keine Lust haben?
  • Seien Sie transparent! Kommt es dazu, dass Sie Ihre Lösungsansätze durchsetzen möchten, benennen Sie Ihre eigenen Beweggründe offen und transparent, warum Sie die Kollegen gerne wieder im Office hätten.
  • Nur gemeinsam finden Sie eine Lösung, die sich langfristig durchsetzt, intrinsisch motiviert ist und im Unternehmen gelebt wird.

Ich erlebe oft Zweifel, wenn es um Live-Veranstaltungen geht. Im ersten Moment sind vielleicht 50% motiviert, sich aus den eigenen vier Wänden wegzubewegen. Meist bewerten die Leute den persönlichen Kontakt aber im Nachhinein als sehr wertvoll. Wir Menschen sind nun einmal auf soziale Kontakte und persönlichen Austausch gepolt. Aber: Es muss einen Sinn für die Menschen ergeben. Wenn Sie bei der Sinnfindung oder der Implementierung Ihrer Ideen Unterstützung brauchen, melden Sie sich gerne bei mir.

Titelbild: Erika Wittlieb, Pixabay

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