Digitale Transformation: Eine Reise in eine neue Zeit

15.05.2021 |

Wie Unternehmen ihre digitale Transformation als gemeinsame agile Reise gestalten können

Wenn Unternehmen Geschäftsprozesse digitalisieren, ist das eine weitreichende Veränderung. Es geht nicht nur um die Implementierung eines Systems, deren Bedienung die Mitarbeiter:innen lernen müssen. Vielmehr ist Digitalisierung in Unternehmen ein ganzheitlicher Prozess, der sich an Kundenbedürfnissen orientiert und massiv darauf setzt, auch die internen Mitarbeitenden in diesen Prozess zu integrieren und einzubinden. Die Orientierung am Kundenwunsch und die iterative Entwicklung von Service und Produkten ist dann, grob gesagt, das so wichtige agile Vorgehen. Agiles Vorgehen beschreibt also den Weg in eine solch weitreichende Veränderung. Aber auch Kultur, Führung und Zusammenarbeit dürfen nicht aus dem Blickfeld geraten. Denn sie sind die Grundvoraussetzung für die Schaffung agiler Strukturen. Um agile Strukturen, Rollen und Methoden im Unternehmen umfassend zu implementieren, setzen immer mehr Unternehmen auf die Methode SAFe®, dem Scaled Agile Framework. Die Methode eignet sich tatsächlich sehr gut, strukturiert in ein neues agiles Set-up zu wechseln und bringt damit Schnelligkeit und Dynamik in den Prozess.

In der Praxis beobachte ich jedoch: SAFe® wird tatsächlich ganz klassisch top-down eingeführt und führt zu ähnlichen Diskussionen und Widerständen wie klassische Change-Prozesse, beispielsweise die Einführung neuer IT-Systeme o.ä. Anfang der 2000er. Und natürlich verstehe ich die Herausforderung: Es muss sich schnell etwas ändern, SAFe® bietet die Lösung – und verspricht den baldigen Erfolg. Das soll auch so sein und ich halte das durchaus für möglich. SAFe® trägt mit klaren Vorgaben dazu bei, Strukturen für Agilität zu schaffen. Die große Gefahr, die ich allerdings in meiner Praxis sehe, ist, dass die Einbindung und der wichtige Mindset-Change nicht als Priorität betrachtet werden. Fokussiert man Strukturen, Rollen und Prozesse und vernachlässigt den Kern der Veränderung – nämlich das Mindset und die (Führungs-)Kultur – kann die Transformation in ihrer Umsetzung behindert oder ausgebremst werden.

Ich hatte vielfach das Glück, Transformationsprozesse begleiten zu dürfen. Kommen SAFe®-Expert:innen zum Einsatz, arbeite ich gern eng mit ihnen zusammen und begleite die kulturelle Veränderung. Das erhöht den Erfolg und die Akzeptanz der Neuerung, die mit SAFe® einhergeht. Diesen Begleitungsprozess nenne ich die „Agile Journey“:  Ich nehme das Unternehmen mit auf eine Reise und schaffe mit einem klaren Führungsleitbild und dem passenden Mindset bei Mitarbeitern und Führungskräften die Grundlagen für agiles Arbeiten und New Work. Lust, an der Agile Journey teilzuhaben? Dann nehme ich nehme Sie jetzt mit!

Station 1: Wir bilden die Reisegruppen

Gemeinsam mit den Initiatoren der digitalen Transformation beleuchten wir, welche Unternehmensbereiche direkt und indirekt von der Veränderung betroffen sein werden und wie sich die Veränderung auf die Zusammenarbeit mit Kunden auswirkt. Wir definieren, welche Teams Key Roles in dem Prozess einnehmen. Meist greift die Veränderung in viele oder sogar alle Teile eines Unternehmens ein. Um sicherzustellen, dass die Idee überall ankommt, bilden wir Reisegruppen, agile Transformationsteams. Außerdem bestimmen wir sogenannte Reiseleiter:innen, das sind Führungskräfte oder Teammitglieder, die uns als Multiplikatoren dienen. Dann kann es weitergehen.

Station 2: Die Reisegruppen gestalten die Roadmap

In den agilen Transformationsteams schaffen wir gemeinsam die Grundlagen für die Veränderung: Wir erarbeiten einen ersten Aufschlag für die Roadmap, den wir dann mit dem gesamten Team, gern auch anderen Bereichen, abstimmen. Es werden Themen und Herausforderungen gesammelt, die für eine gute Reise unabdingbar sind: z.B. die gemeinsame Vision der Transformation, Konsequenzen für die Zusammenarbeit, Rollen im neuen Set-up, gemeinsame Ziele, Feedback, Arbeit am Agilen Mindset usw. Konkret legen wir zu Beginn unsere Werte und Prinzipien für die Zusammenarbeit fest – ein unabdinglicher Schritt, damit der Prozess reibungslos umgesetzt werden kann. Danach stimmen wir unseren Ansatz und Methoden ab, definieren Rollen im Prozess und erarbeiten den Ablauf. Dabei werden immer wieder Impulse zu Agilität und New Work-Methoden gesetzt, durch Interne oder Externe, je nach Bedarf. Die Impulse und der Erfahrungsaustausch mit anderen Kolleg:innen, die weiter in der agilen Reise sind, empfiehlt sich immer besonders. Die Sessions werden so geplant, dass sie Fokussierung erlauben, aber dennoch mit dem Alltagsgeschäft kompatibel sind.

Die Grafik zeigt eine Pyramide bestehend aus drei Stufen. Werte, Prinzipien und Methoden.

Eigene Darstellung, angereichert mit Werten des agilen Manifests

Station 3: Wir definieren das Reiseziel und buchen die Verkehrsmittel

Das Fundament für eine gelungene Reise ist nun gelegt. Jetzt kann das (Reise-)Ziel bestimmt werden. In den Agilen Transformationsteams entwickeln wir eine Vision zur Agilität in den Abteilungen und definieren die interne und externe Zusammenarbeit. Eine belastbare Vision ist unabdingbar für die operative Umsetzung und das Sinnverständnis der Mitarbeiter. Hier lässt sich wunderbar Simon Sineks Golden Circle anwenden. Er rückt den Sinn in den Mittelpunkt (WHY) und definiert darauf basierend, wie es erreichbar ist (HOW), und welche konkreten Maßnahmen zur Erreichung erforderlich sind (WHAT).

Die Grafik zeigt Simon Sineks Golden Circle und wendet ihn in Bezug auf einen digitale Transformationsprozess an.

Eigene Darstellung in Anlehnung an Simon Sineks „Golden Circle“

Station 4: Die Reise kann beginnen, wir brechen auf!

Ist das Reiseziel definiert und sind die Verkehrsmittel gebucht, kann es losgehen. Wir brechen auf in eine neue Zeit und setzen unsere Vorhaben in die Tat um. Während der Umsetzung machen wir Fotos und gleichen sie mit unserer Vision ab. Liegen wir noch auf dem richtigen Weg? Werden unsere Erwartungen und Hoffnungen erfüllt? Was sind die nächsten sinnvollen Schritte? Wir passen das Vorgehen an, wenn sinnvoll. So gelingt es uns, die Reise zu einem unvergleichlichen Erlebnis zu machen und die digitale Transformation zum Erfolg zu führen. Was natürlich nicht zu vergessen ist: Die gemeinsamen Feiern, wenn wir die einzelnen Etappenziele erreicht haben. Das verstärkt das WIR-Gefühl und tut einfach gut. Auch Feedback in Form eine Lobdusche, in der wir nur über die Stärken von Kolleg:innen sprechen, tut den „Blasen“ gut, die man sich natürlich auch manchmal auf dieser Reise holt.

Und? Hat Sie das Reisefieber gepackt?

Dann lassen Sie mich noch mal zusammenfassen, wie Sie Ihre Reise ganzheitlich gestalten und Ihre digitale Transformation gelingt. Ihre Reiseplanung sollte folgende Schritte umfassen:

1. Bilden Sie gemischte Agile Transformationsteams und ausgewählte Führungskräfte oder Mitarbeiter:innen, die Ihnen als Multiplikatoren dienen – Reisegruppen und Reiseleiter.

2. Machen Sie ein Kick-off für Ihre Agile Journey, planen Sie gemeinsam Ihre Reise und erstellen sie zusammen die Roadmap.

3. Entwickeln Sie eine gemeinsame Vision – Ihr Reiseziel.

4. Leiten Sie strategisch Ihre Fokusthemen ab und definieren Sie Schritte, wie Sie Ihr Ziel erreichen können – buchen Sie die Verkehrsmittel.

5. Richten Sie Fokus-Sessions ein, in denen die Umsetzung geplant und alle Dimensionen der internen und externen Zusammenarbeit berücksichtigt werden – Ihre Reise beginnt.

6. Lassen Sie unterwegs immer wieder revuepassieren, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind – machen Sie Fotos und blicken Sie zurück.

Die Erfolgsfaktoren für eine gelungene Reise, die lange nachwirkt und aus der nachhaltig Kraft geschöpft werden kann, sind:

  • Die Schaffung des passenden Mindsets und der richtigen (Führungs-)Kultur,
  • Die Einbindung der Mitarbeiter:innen und Führungskräfte, und
  • Die Schaffung agiler Strukturen bzw. das Set-up, das es ermöglicht, sich auf weitere Veränderungen und Herausforderungen der Zukunft einzustellen.

Fragen oder Anregungen? Über Ihr Feedback würde ich mich freuen. Wenn Sie Lust auf regelmäßigen Austausch zu Transformation oder Change mit Gleichgesinnten haben, dann nehmen Sie doch an meinem Exclusive Management Roundtable teil. Sie tauschen dort in vertrauensvollem Rahmen und exklusiver Runde Ihre Erfahrungen mit anderen aus und erhalten immer wieder neue Impulse zu agilem Arbeiten und Future Work. Interessiert? Kontaktieren Sie mich!

Bild von Free-Photos – Pixabay